Espace élèves Shall We Swing?
Gérez vos inscriptions, vos cours, vos rattrapages, vos paiements et vos ressources de cours depuis l'espace élèves de Shall We Swing.
L’espace élèves Shall We Swing est une application web développée à Lyon pour gérer les inscriptions, présences, paiements, accès aux contenus pédagogiques, documents internes et données personnelles d’une école de danse, de yoga et d’événements culturels. Elle est utilisée par les élèves, profs, administrateur·ices et partenaires de Shall We Swing.
Qu'est-ce que l'espace élèves Shall We Swing?
L’espace élèves Shall We Swing est une application web utilisée par une école de danse et de yoga à Lyon pour gérer les inscriptions, les présences, les paiements, les accès aux contenus, les documents internes et la conformité des données.
À qui s’adresse l’espace élèves ?
L'espace élèves Shall We Swing? s’adresse aux élèves, professeurs, administrateur·ices, comptables, responsables RH et structures culturelles partenaires.
Quelles sont les fonctionnalités de l'espace élèves ?
Inscriptions, listes de présence, rattrapages, paiements, facturation, documents RH, CRM, accès aux récaps vidéos, gestion des contenus et des droits d'accès, suppression automatique des données obsolètes.
L'histoire de l'espace élèves
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Avant 2020
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Un proto-espace élèves existait sous forme d'app script et de. formulaires pour gérer la facturation (génération automatique des factures et des écritures comptables), réconcilier les paiements et gérer les inscriptions et les listes d'élèves.
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2020
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En pleine crise du Covid 19, établir des listes de présence fiable devient crucial. Nos outils existants à l'époque trouvent leurs limites.
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La rapide expansion de Shall We Swing? remets en cause notre amour pour les tableurs et leur multiplication. L'extension de la Shall We Team? nécessite de pouvoir mieux partager l'information.
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La réduction des possibilités de donner des cours et d'organiser des évènements crée du "temps vide", rapidement employé à développer une solution pour la Shall We Team?
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Rentrée 2020
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L'espace élèves est ouvert aux élèves et futur.es élèves pour saisir et gérer leurs inscriptions. L'espace élèves répond aux besoins :
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d'une solution peu coûteuse (à cette époque le coût d'utilisation de l'espace élèves est 10 fois inférieur aux solutions existantes comme Mindbody ou Besport).
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d'une solution adaptée à la gestion de cours de danse à 2 et notamment de la parité des rôles dans les cours.
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de maintenir à jour les données d'une communauté en forte expansion.
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2020-2025
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le développement se poursuit au fil des besoins des utilisateurs.rices et des évolutions des environnements technologiques et légaux.
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2026
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Aurélien, qui conçoit et développe l'application doit suspendre ses cours, c'est le retour du "temps vide" :
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Après une phase de stratification des fonctionnalités et de maintenance au fil de l'eau, l'espace entame sa mue avec comme objectif de passer d'une solution artisanale et développée de manière ad-hoc à une solution stable.
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L'évolution du contexte technologique - explosion des grands modèles de langage - et légal - facturation électronique, RGPD... - entraîne de nouveaux besoins.
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Un espace élèves pour qui et pour quoi ?
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L'espace élève répond aux besoins des structures culturelles et artisanales de petite et moyenne taille et tout particulièrement les structures qui proposent des cours de danse ou des activités à 2.
Au sein de ces structures, l'espace élèves est destiné à ces profils d'utilisateurs.ces :
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Les administrateur.ices :
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l'espace élèves est un outil de gestion de la relation clientèle (CRM) qui permet de centraliser les données et d'assurer la mise en place d'une politique de traitement des données.
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l'espace élèves est aussi un outil de gestion du contenu qui permet d'exporter un contenu (par exemple des évènements sociaux) vers un site web ou les réseaux sociaux.
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Les comptables ou trésorier.es :
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l'espace élèves permet d'effectuer la pré-comptabilité assure la conformité des factures :
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suivi du cycle de paiement en acceptant plusieurs modes de paiements (carte bancaire, prélèvement, chèques ANCV physiques et connect, espèces, chèques bancaires)
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facturation / gestion des avoirs
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collecte des pièces comptables
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gestion des notes de frais
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Les profs :
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suivi des inscriptions, suivi des présences, des absences et des rattrapages.
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accès aux plannings, supports de cours, programmes
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Les élèves et clients :
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inscription, service client de premier niveau (réponses aux questions courantes et sur les ressources disponibles), accès aux informations pertinentes comme les récaps vidéos des cours.
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Qui est derrière l'espace élèves ?
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Conception et développement
- Aurélien Faravelon, avec les idées, les besoins et les retours de la Shall We Team, des élèves et des partenaires - cabinet d'expertise comptables, lieux, etc.
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Méthode de développement
- Agile et supportée par une combinaison d'outils no-codes et d'outils métiers propriétaires développés en interne.
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Écologie du développement par design de l'architecture logicielle : Maintenabilité et réutilisation des fonctionnalités favorisées par l'implémentation des designs patterns : Modèle-Vue-Controleur et le Contrôle d'accès basé sur les rôles.
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Sobriété de l'empreinte de l'application : collecte et traitement des données limitées aux contraintes légales et aux besoins métiers.
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Amélioration continue
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La création d'une team admin entraîne le développement de nouveaux outils (passion tableurs) qui sont progressivement intégrés à l'espace élèves.
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Les retours des utilisateurs sont pris en compte. Le système de traçage des retours et de leur prise en compte s'est formalisé :
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Identification de béta-testeur.euses pour une première évaluation de nouvelles fonctionnalités.
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Prise en compte des retours utillisateurs au fil de l'eau. :
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Les retours des élèves de shall we swing? pour la saison 2026/2027 et des futurs élèves lors de l'ouverture publique des inscriptions aux cours hebdomadaires ont permis de remettre à plat l'utilisabilité de l'outil.
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Les retours d'expérience de Laure Molegnana, permet de remettre en ordre les outils d'administration.
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Est-ce que ça marche ?
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Oui :)
- L'espace élèves est un projet vivant :
- Il y a plus de 2000 utilisateur.ices par mois.
- Les bugs existent, ils peuvent être remontés directement dans l'espace élèves et ils sont traités au fil de l'eau.
- L'espace élèves est un projet vivant :
Quel est l'intérêt ?
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Se concentrer sur notre cœur de métier
- L'outillage des tâches répétitives ou cruciales nous permet de nous concentrer sur ce qui nous passionne : les cours et les évènements sociaux.
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Contrôler la dispersion des données et la création de silos propriétaires
- À l'ère de l'explosion des grands modèles de langages et des outils d'intelligence artificielle, les données servent à entraîner des modèles. L'utilisation d'outils externes (gestionnaire de mailing list, espace de stockage en ligne, outils de génération de formulaires...) participe à l'entraînement de modèles et à la création de silos. L'espace élèves permet de garantir une certaine indépendance du stockage et du traitement des données.
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Choisir où investir son temps et ses ressources
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Dans un contexte de crise économique et limitation des ressources des structures culturelles et artisanales, l'espace élèves permet de limiter le recours à des abonnements pour des outils extérieurs et d'identifier les tâches répétitives et automatisables.
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Vous êtes intéressé.es ?
L'espace élèves est fait pour les structures culturelles et artisanales.
Initialement réservé à Shall We Swing? nous travaillons actuellement pour le déployer chez des structures partenaires. Pour en savoir plus, faites nous un mail !